|
Verslag van de kwaliteitstoetsing (proeftoets) Vereniging Psyiënt Nederland d.d. 7 juli 2011
Algemene indruk De proeftoets verliep in een goede sfeer. De toetsingcommissie stelt het op prijs dat Vereniging Psyiënt Nederland (VPN) ons wil helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe kwaliteitstoets. De commissie heeft veel waardering voor de wijze waarop VPN invulling geeft aan haar doelstelling om vrijwilligers en werknemers werk aan te bieden in de boomgaard, kas en op kantoor. Door het werk kan men arbeidsritme opdoen in een veilige omgeving. De werk- en dagbestedingactiviteiten dragen bij tot het beheersen overwinnen en voorkomen van psychische en psychiatrische problemen.
Conclusies
Organisatie Vereniging Psyiënt is een bijzonder lid van LFOS. Vooral de Fruithoeve biedt mensen de kans om door het werken in de buitenlucht weer grip op hun leven te krijgen. Je zou wensen dat er veel meer projecten zouden zijn als dit voorbeeld van VPN. De vereniging stelt zich transparant op en is onderhoudt goede contacten met diverse stakeholders en zoekt ook vaak de publiciteit. Wat opvalt, is dat de vereniging inventief is in de benoeming van activiteiten van het A en B team. Dit varieert van ‘Divedi en Maatsoos’ tot ‘Fruitpluk en Snoeivrucht’. Ook gebruikt de organisatie diverse motto’s, zoals ‘Door snoeien verder groeien’,‘Voor en met elkaar’ en ‘Concreet en daadwerkelijk’.
Structuur
Psyiënt werkt met 11 betaalde krachten (6 fte). Organisatiestructuur: directeur, coach, assistent-coaches, een administrateur en een financieel medewerker. Daarnaast oproepkrachten en tijdelijke medewerkers (scholieren). Er zijn verschillende overleggen en momenten waarop mensen kunnen meepraten. Dit is een praktische aanpak en betekent niet dat gewerkt wordt volgens een hiërarchische structuur. Het is niet geheel duidelijk hoeveel invloed of status de ledenraad heeft t.o.v. het bestuur waar het cliëntsturing/-gerichtheid betreft.
Cultuur Kenmerkend is de aandacht voor elkaar. Dit uit zich in het praatje aan het begin van elke ochtend, de ‘afsluitertjes, ‘onderonsjes’, ‘verwendiners’ en vele andere activiteiten.
De deelnemers verblijven in een veilige omgeving waar niet te veel eisen worden gesteld, maar wel wordt ingespeeld op hun vaardigheden en behoeften.
Het bieden van continuïteit en professionaliteit is een punt van aandacht. Er is geen expliciet voorkeursbeleid bij de werving van medewerkers.
De faciliteiten voldoen aan de richtlijnen.
Psyient is voorwaardenscheppend en biedt een vangnet aan kwetsbare mensen. Voor
veel deelnemers geldt dat een reguliere betaalde baan geen optie is. Er zijn voldoende momenten voor evaluatie voor de medewerkers, stagiaires, vrijwilligers en deelnemers.
|
|||
|
- |
De commissie is positief over het opnemen van een artikel over de ledenraad in de nieuwe statuten (die nog niet gepasseerd zijn) en beveelt aan om dit uit te werken in een reglement t.b.v. de borging en transparantie; De verslagen van de bestuursvergadering zijn vertrouwelijk; aangeraden wordt de medewerkers en deelnemers op de hoogte te stellen van de gemaakte afspraken (afsprakenlijst); De directeur is ‘de spin in het web’. Dit kan leiden tot de ‘valkuil van onmisbaarheid’. Hierbij tekenen wij aan dat de aanbeveling van de visitatiecommissie uit 2008 om een ‘rechterhand’ en financiële en administratieve ondersteuning aan te trekken is overgenomen. Dit maakt de organisatie minder kwetsbaar, maar het blijft een aandachtspunt. Wij stellen voor om een ‘draaiboek’ te maken voor de cruciale functies, zodat men elkaars taken kan overnemen. Daarbij kan onderscheid aangebracht worden tussen de uitvoerende taken, die kunnen worden overgenomen om de dagelijkse werkzaamheden te doen plaatsvinden en de formele taken en verantwoordelijkheden. Een directeur is en blijft eindverantwoordelijk, vervolgens het bestuur: Aandachtspunten t.a.v. criterium 6 (faciliteiten) en 8 (diversen). Er is geen calamiteitenplan, er zijn geen mensen met BHV diploma en er is geen ongevallenverzekering. Wel zijn er mensen met een EHBO diploma. De risico’s die de deelnemers lopen bij het verrichten van de werkzaamheden ten opzichte van de al dan niet getroffen voorzieningen voor deze risico’s lijkt niet evenwichtig; Gezien het ontbreken van een expliciet voorkeursbeleid bij het werven van medewerkers bevelen de commissie aan om een dergelijk beleid vast te stellen; De commissie constateert dat er enig licht zit tussen de directeur en het bestuur m.b.t. wie activiteiten mag verrichten bij/via Psyiënt; de inwoners van de vier gemeenten die ook in zorg zijn bij Emergis; de inwoners van de vier gemeenten; mensen die in zorg zijn bij Emergis. |
||
|
|
|||
|
- |
Het invulformulier met criteria moet vooraf worden ingevuld; Tijdens de toets is het van belang om aan te geven welk ‘kopje’ aan de orde is, zonder te veel afbreuk te doen aan de spontaniteit van het gesprek. Ook dienen alle leden de punten die zijn voorbesproken goed na te lopen tijdens de toetsing, om samen te voorkomen dat vergeten wordt om deze aan de orde te stellen.
|
||
|
Feitelijk verslag
Aanwezig namens Vereniging Psyiënt Nederland
|
|||
|
Ochtenddeel: |
|
||
|
|
|||
|
Niki
Schipper |
extern
voorzitter, Schipper HSD projectmanagement |
||
|
Niki Schipper licht toe dat het doel van het project ‘keurmerk kwaliteit’ is om de huidige kwaliteitstoets van LFOS aan te scherpen. LFOS heeft de afgelopen 10 jaar een kwaliteitstoets ontwikkeld, waarbij tijdens een bezoek met alle geledingen van de organisatie (bestuur, deelnemers, vrijwilligers, staf) over de interne organisatie wordt gesproken aan de hand van een vragenlijst. Hieruit volgen conclusies en aanbevelingen voor versterking van de organisatie. LFOS wil dit systeem verbeteren door het invoeren van beoordelingscriteria, het toevoegen van externe leden en toezicht op de naleving van de aanbevelingen uit de kwaliteitstoets. Het streven is om een keurmerk kwaliteit te ontwikkelen dat aan de buitenwereld (bijvoorbeeld subsidiegevers) laat zien dat de betreffende organisatie daadwerkelijk clientgestuurd werkt en voldoende professionele kwaliteit heeft om diensten te verlenen.
De toets vindt plaats aan de hand van de aangepaste notitie ‘Randvoorwaarden en kwaliteitscriteria’. Dit jaar worden vijf proeftoetsen gehouden. De eerste vond plaats in januari bij de Amsterdamse Vriendendiensten, onderdeel van De Regenboog Groep. Het Wegloophuis was de tweede in de rij op 21 april. De commissie gebruikt een werkdocument, met daarin opgenomen een certificatieschema, met operationaliseerbare onderdelen. Daarnaast wordt gewerkt met een criterialijst, die wordt ingevuld door de organisatie.
De toetsingcommissie benadrukt het belang van het tijdig invullen van het schema met de criteria, mede t.b.v. de feedback. Slechts een deel van de formulieren is ingevuld. In tegenstelling tot de afspraak zijn deze drie maanden i.p.v. een maand na het bezoek gemaild. De commissie stelt er prijs op als aan ons doorgegeven wordt wat al dan niet duidelijk is in het schema.
1. Organisatie
1a. Cliëntgestuurde projecten worden geëxploiteerd door een rechtspersoon dan wel een onafhankelijk onderdeel van een rechtspersoon en beogen niet het maken van winst; zij zijn autonoom in de beleidsvoering en bedrijfsvoering.
Vereniging Psyiënt Nederland, die haar zetel heeft in Goes, is opgericht op 15 mei 2002 en is autonoom in de beleids- en bedrijfsvoering. Vereniging Psyient Nederland wordt onder meer gefinancierd door AWBZ, zorg in natura (via Emergis), subsidies en maatschappelijke participatiegelden en de opbrengsten van de Fruithoeve en Marktkraam.
1b. Cliëntgestuurde projecten hebben een wisselwerking en samenwerking met relevante instanties en personen in de regio en verstrekken informatie over het reilen en zeilen van de organisatie aan desbetreffende instanties en personen.
Vereniging Psyiënt Nederland (VPN) timmert aan de weg. Zo wordt intensief samengewerkt met Emergis en Buitenkans in Goes, Zorgbemiddeling Zeeland in Vlissingen, MEE Zeeland te Middelburg. VPN is aangesloten bij diverse organisaties, zoals Stichting Klaverblad en Stichting Zeeuwse Zorgboerderijen Zeeland. Psyiënt is lid van Geestdrift, evenals het Klaverblad wel en is dus ook bij Geestdrift betrokken via het Klaverblad. Ook haalt Psyiënt vaak de krant of andere media, zoals radio en televisie. Vereniging Psyiënt Nederland heeft goede contacten met vier gemeenten, die ook financieel bijdragen i.v.m. hun WMO taken (de aanvragen werden t/m 2011 ingediend bij 13 gemeenten). Voor 2012 betreft het de gemeenten Goes, Borsele, Reimerswaal en Middelburg.
2. Structuur
2a. Cliëntgestuurde projecten hebben een (participatie) structuur waarin de inbreng van de deelnemers/gebruikers op de activiteiten van de organisatie is gewaarborgd; de inbreng behelst minimaal meepraten en meedenken over de activiteiten.
In de statuten van 15 mei 2002 is geen passage opgenomen over een ledenraad. Inmiddels zijn nieuwe statuten vastgesteld, die nog niet gepasseerd zijn bij de notaris. In de aangepaste versie wordt opgenomen: ‘Binnen de vereniging functioneert een ledenraad. De wijze van samenstelling en bevoegdheden van deze ledenraad worden door het bestuur vastgesteld’. Opgemerkt wordt dat bij het A team (administratie) en het B team (de fruithoeve) deelnemers niet meer ingezet worden in het primaire proces, omdat dit te kwetsbaar bleek te zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. De nieuwe werkwijze biedt rust en continuïteit.
2b. Cliëntgestuurde projecten hebben een (organisatie)structuur waarin de invloed van ervaringsdeskundigen op het bestuur of het management is gewaarborgd; de invloed betreft minimaal een commissie voor bestuur of management. - De ledenraad komt eens in de zes ả acht weken bijeen. Het bestuurslid Margit Bergen is daarbij aanwezig. Toegelicht wordt dat het in de praktijk goed werkt dat een bestuurslid de vragen beantwoordt en zaken doorgeeft.
Het huidige bestuur bestaat uit zes mensen, die zich sterk verbonden voelen met de doelgroep (zij spreken zelfs van het ‘Psyiëntvirus’). Het financiële fundament was wankel; nu zijn stappen gezet om het fundament steviger te maken en is er ruimte voor de posten: weerstandsvermogen en ontwikkelingskosten.
3a. Cliëntgestuurde projecten bieden lotgenotencontact in een sfeer van veiligheid en geborgenheid met respect voor de persoonlijke levenssfeer van gebruikers en deelnemers en gericht op empowerment van gebruikers en deelnemers.
VPN richt zich op het versterken van de eigen kracht van de deelnemers. Het werk op de tuin functioneert bijna letterlijk als vangnet. Zo is er aan het begin altijd gelegenheid een praatje van Adri of Marcella, waarbij iedereen aanwezig is, koffiedrinkt met koek, en waar de mogelijkheid is om zaken aan de orde te stellen. Om de maand is er het zogeheten ‘Onderonsje’ en/of het ‘Afsluitertje’ (inclusief bitterballen) waar men in ongedwongen sfeer op donderdag aan het eind van de middag bijeenkomt. Eens in de drie maanden is er de mogelijkheid om deel te nemen aan een ’verwendiner’, waarbij ook familieleden en partners welkom zijn. Zo wordt veel tijd samen doorgebracht in een veilige en gezellige omgeving.
3b. Cliëntgestuurde projecten leggen de nadruk op een cultuur van betrouwbaarheid, zorgzaamheid en hulpvaardigheid en tonen aandacht en begrip voor deelnemers en gebruikers door expliciet naast de (ex) cliënten te staan.
De deelnemers lichten toe dat er veel aandacht is voor een ontspannen dagindeling. Het praatje elke ochtend tussen 8.30 en 9.00 uur, een half uur pauze tijdens de ochtend, een uur pauze van 12.00 tot 13.00 uur. S’ Middags weer en half uur pauze en de dag eindigt om 16.00 uur. Psyiënt heeft zelfs een wekservice voor deelnemers die daar prijs op stellen. Het effect van het werken op de tuin; je wordt actiever, gezonder en socialer. Ook wordt aandacht gegeven aan het vieren van verjaardagen en het bezoeken/bellen van zieken.
4. Deelnemers
4a. Cliëntgestuurde projecten proberen om de wensen en de behoeften in kaart te brengen en de activiteiten af te stemmen op de mogelijkheden en de voorkeuren van de deelnemers; zoveel mogelijk wordt individueel maatwerk geleverd. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden van de deelnemers en niet naar de beperkingen. De deelnemers hebben allemaal een contract voor begeleiding. De assistent coach houdt een logboek bij. De doelen worden elke drie maanden geëvalueerd met de coach, en aangegeven kan worden of men meer of minder wil werken. Ook de aard van het werk kan besproken worden (alleen of in groep, meer of minder verantwoordelijkheden).
4b. Cliëntgestuurde projecten stimuleren de deelnemers om een bijdrage te leveren aan de activiteiten door een variatie te bieden aan werkzaamheden en de taken te verdelen op basis van de competenties van de deelnemers.
De deelnemers kunnen kiezen voor activiteiten op kantoor of in de tuin. Een nieuwe activiteit is het verzorgen van verhuizingen. Het aantal dagdelen wordt aangepast aan de draagkracht van de deelnemers, met een minimum van twee dagdelen per week. Psyiënt staat open voor doorstroming van deelnemers naar een reguliere baan. Goed functionerende vrijwilligers of deelnemers kunnen op tijdelijke basis in dienst worden genomen door VPN.
5. Medewerkers
5a. Cliëntgestuurde projecten hanteren een expliciet voorkeursbeleid ten aanzien van ervaringsdeskundigheid bij het werven van medewerkers (vrijwilliger dan wel personeel) door voorrang te geven bij gelijke of voldoende geschiktheid.
Er is geen expliciet voorkeursbeleid betreffende ervaringsdeskundigheid. Allereerst wordt gekeken naar de eisen die aan de functie worden gesteld. Dit geldt voor betaalde en onbetaalde medewerkers. In tweede instantie wordt gekeken naar affiniteit met of ervaring in de sector. De ledenraad wordt betrokken bij de sollicitatieprocedure van nieuwe medewerkers.
5b. Cliëntgestuurde projecten waarborgen de professionaliteit en de continuïteit van de activiteiten door het zorgen voor een deugdelijke training van medewerkers en het voorzien in een adequate vervanging van medewerkers bij uitval.
Elke werkdag is er een evaluatiemoment met de assistent-coaches, waar ingegaan wordt op het welzijn en de gezondheid van de deelnemers, zodat snel gehandeld kan worden als het niet goed gaat. Wanneer een deelnemer of vrijwilliger een cursus wil doen, dan is daar gelegenheid voor. Een vrijwilliger heeft bijvoorbeeld een Excel cursus gedaan, diverse vrijwilligers volgden een EHBO cursus.
6. Faciliteiten
6a. Cliëntgestuurde projecten beschikken over adequate faciliteiten voor het uitvoeren van de activiteiten; er is een onderhoudsplan om de faciliteiten op een voldoende niveau te handhaven dan wel tijdig te vervangen.
VPN beschikt over een pand in ‘s Gravenpolder, waar het kantoor gevestigd is en waar ook ruimte is voor de gezamenlijke bijeenkomsten De vereniging zit sinds kort in een nieuw gebouw. Onderhoud is onderdeel van de begroting. Vervanging en onderhoud worden regulier gepleegd afhankelijk van de noodzaak. Een nieuw onderhoudsplan wordt ontwikkeld.
6b. Cliëntgestuurde projecten voldoen aan de voorschriften voor brandveiligheid, toegankelijkheid en hygiëne; er is een calamiteitenplan en indien noodzakelijk zijn voldoende bedrijfshulpverleners beschikbaar en aanwezig. Het pand voldoet aan de eisen van brandveiligheid. De brandweer is onlangs op inspectie geweest. Psyient heeft geen calamiteitenplan. Er zijn voldoende mensen met een EHBO diploma. Het personeel telt geen BHV-ers.
7. Resultaten
7a. Cliëntgestuurde projecten bevorderen de ontwikkeling van competenties en vaardigheden van de deelnemers; ze maken concrete individuele afspraken met de deelnemers over te verwerven competenties en vaardigheden.
Psyiënt richt zich op mensen die in een chronisch zieke- of acute situatie hulp nodig hebben. Het doel is de kwaliteit van leven en zorg. De deelnemers worden in de gelegenheid gesteld om het snoeicertificaat en het bosmaaicertificaat te halen. Ook kan een deelnemer een VMBO diploma halen, indien gewenst.
7b. Cliëntgestuurde projecten stimuleren de deelnemers om de regie over het leven te (her) nemen met het oog op de emancipatie en de participatie; ze besteden aandacht aan de doorstroom en uitstroom van de deelnemers. Voor veel mensen is betaald werken geen haalbare optie en is het streven om maximaal te participeren in de samenleving.
8. Diversen
8a. Cliëntgestuurde projecten hebben een regeling voor klachtenbehandeling en privacybescherming voor gebruikers en deelnemers, evenals een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers en personeel.
De vereniging heeft een regeling voor klachtenbehandeling. In de praktijk wordt een klacht informeel besproken met de directeur en deze is dan vaak direct op te lossen. Wanneer het niet klikt tussen een deelnemer en een assistent coach, kan het voorkomen dat de deelnemer dan een andere coach krijgt. Psyient heeft een aansprakelijkheidsverzekering voor alle deelnemers en (betaalde en onbetaalde)medewerkers. Er is geen ongevallenverzekering. Privacy: de wettelijke regels worden in acht genomen en dit wordt ook vermeld op de inschrijfformulieren. De gegevens van de deelnemers worden op een harde schijf bewaard, die niet toegankelijk is voor anderen. De kasten zijn afsluitbaar.
8b. Cliëntgestuurde projecten hebben een systeem voor het periodiek evalueren van de kwaliteit van de diensten en tevredenheid van de gebruikers dan wel de deelnemers en de medewerkers (vrijwilligers en personeel).
Het logboek van de assistent-coach, waarin dagelijks de gang van zaken wordt weergegeven en de het evaluatiegesprek dat eens in de drie maanden plaatsvindt, biedt aanknopingspunten om in te gaan op de kwaliteit van de diensten. Een a tweemaal per jaar wordt een tevredenheidonderzoek gehouden tijdens het ‘Onderonsje’. Dan wordt onder meer gemeten hoe de deelnemers denken over de opdrachtgevers, als persoon en als vakkracht. De betaalde en onbetaalde personeelsleden hebben eenmaal per jaar een functioneringsgesprek met de directeur. Ook zijn er met een zekere regelmaat officieuze gesprekken met medewerkers en directie. |
|||
